PDF na stronie organizacji często wygląda niewinnie: statut, regulamin rekrutacji, sprawozdanie, uchwała, zgoda na udział w projekcie. Wrzucacie plik, podpinacie link i gotowe. Problem zaczyna się wtedy, gdy ten plik jest skanem, którego nie da się przeszukać, skopiować ani odczytać czytnikiem ekranu.
Dostępny PDF to nie dokument „dla specjalistów”. To po prostu plik, który może przeczytać więcej osób: darczyńca szukający sprawozdania, uczestniczka projektu na telefonie, rodzic pobierający regulamin albo osoba niewidoma korzystająca z czytnika ekranu.
Ustawa o dostępności cyfrowej dotyczy przede wszystkim podmiotów publicznych, ale NGO też powinny trzymać się dobrych zasad, zwłaszcza gdy realizują zadania publiczne, publikują materiały z dotacji albo komunikują się z mieszkańcami. W praktyce warto przyjąć standard WCAG jako punkt odniesienia. Jeśli chcesz szerzej poznać temat, zajrzyj do tekstu o dostępności cyfrowej i WCAG 2.2.
Dlaczego skan to za mało
Skan dokumentu jest obrazkiem. Dla wielu osób wygląda jak normalny tekst, ale komputer często widzi tylko zdjęcie strony. To oznacza, że:
- nie da się wyszukać nazwiska, numeru uchwały albo kwoty,
- nie da się łatwo skopiować fragmentu,
- tekst może być nieczytelny po powiększeniu,
- czytnik ekranu nie odczyta treści,
- osoba na telefonie musi przesuwać dokument we wszystkie strony,
- wyszukiwarka może nie zrozumieć, co jest w pliku.
Wyobraź sobie statut stowarzyszenia jako skan 20 stron. Osoba, która chce sprawdzić zasady członkostwa, nie wpisze w wyszukiwarkę dokumentu słowa „członek”. Musi czytać wszystko ręcznie. Dla osoby korzystającej z czytnika ekranu taki plik może być praktycznie pusty.
Jeśli macie tylko podpisany skan, nie publikujcie go jako jedynej wersji. Dodajcie wersję tekstową, dostępny PDF albo treść w HTML na stronie. W deklaracjach dostępności instytucji publicznych niedostępne PDF-y i skany bez wersji tekstowej są wskazywane jako typowe problemy, np. w deklaracji dostępności serwisu Granica czy deklaracji dostępności serwisu cyber.gov.pl.
Zacznij od dokumentu źródłowego
Najłatwiej zrobić dostępny PDF wtedy, gdy dostępny jest dokument źródłowy: DOCX, ODT albo dokument w edytorze online. Nie zaczynaj od poprawiania gotowego skanu, jeśli możesz wrócić do pliku, z którego powstał dokument.
Przygotuj go tak:
- Używaj stylów nagłówków, np. „Nagłówek 1”, „Nagłówek 2”, „Nagłówek 3”.
- Nie rób nagłówków tylko pogrubieniem i większą czcionką.
- Używaj prawdziwych list punktowanych i numerowanych.
- Nie układaj tekstu spacjami ani tabulatorami.
- Nie używaj tabel do ustawiania tekstu w kolumnach.
- Wpisz tytuł dokumentu we właściwościach pliku.
- Ustaw język dokumentu na polski.
- Sprawdź, czy linki mają opisową treść.
Zły link to: „kliknij tutaj”. Dobry link to: „Pobierz regulamin rekrutacji do projektu”. Osoba korzystająca z czytnika ekranu może przeskakiwać po samych linkach, więc każdy link powinien mieć sens bez czytania całego akapitu.
Dopiero potem eksportuj dokument do PDF. Szukaj opcji typu „PDF oznaczony”, „tagowany PDF”, „utwórz zakładki z nagłówków” albo „dostępność”. Nazwy zależą od programu, dlatego sprawdź aktualne ustawienia w narzędziu, którego używasz.
Statut, regulamin i sprawozdanie: co poprawić w praktyce
Każdy typ dokumentu ma trochę inne pułapki.
Statut zwykle jest długi i ma wiele paragrafów. Zadbaj o porządek:
- tytuł dokumentu na początku,
- rozdziały jako nagłówki,
- paragrafy i punkty jako prawdziwe listy albo uporządkowane akapity,
- spis treści, jeśli dokument jest długi,
- numerację, która nie jest wpisywana ręcznie spacjami.
Regulamin powinien być łatwy do szybkiego przejrzenia. Osoba szuka terminów, warunków udziału, zasad rezygnacji, kontaktu. Pomogą:
- krótkie śródtytuły,
- listy wymagań,
- wyraźna sekcja „Kontakt”,
- proste zdania tam, gdzie nie trzeba języka urzędowego,
- daty zapisane jednoznacznie.
Sprawozdanie często zawiera tabele, wykresy, zdjęcia i podpisy. Tu ważne jest, żeby nie zamknąć sensu tylko w grafice. Jeśli pokazujecie wykres, dopiszcie pod nim najważniejszy wniosek. Jeśli publikujecie tabelę finansową, zadbajcie o nagłówki kolumn i wierszy.
Dobra struktura dokumentów pomaga też stronie internetowej. Jeśli porządkujecie treści, nazwy plików i linki, łatwiej będzie odbiorcom znaleźć informacje. Więcej o stronie jako miejscu komunikacji znajdziesz w poradniku strona internetowa dla NGO, a o widoczności treści w tekście SEO dla NGO.
Grafiki, podpisy, tabele i kontrast
W dostępnym PDF-ie obrazki też potrzebują porządku. Nie chodzi o opisywanie wszystkiego po kolei, ale o przekazanie znaczenia.
Przykłady:
- logo organizacji: nazwa organizacji,
- zdjęcie dekoracyjne z wydarzenia: może być oznaczone jako dekoracyjne,
- wykres: krótki opis najważniejszej informacji,
- skan podpisu: nie zastępuje treści dokumentu,
- mapa dojazdu: potrzebny jest także opis tekstowy trasy lub adres.
Jeśli grafika nic nie wnosi, nie dawaj jej długiego opisu. Jeśli wnosi ważną treść, opis nie może brzmieć „obrazek” albo „wykres”. Lepiej: „Wydatki na działania edukacyjne były najwyższą pozycją w budżecie projektu”.
Tabele powinny być proste. Najlepiej, gdy mają jeden wiersz nagłówków i jasne kolumny. Unikaj scalania wielu komórek, pustych wierszy i dopisków ukrytych w przypisach. Czytnik ekranu czyta tabelę krok po kroku, więc zbyt skomplikowany układ szybko staje się niezrozumiały.
Zwróć też uwagę na kontrast. Jasnoszary tekst na białym tle, drobna czcionka i tekst na zdjęciu mogą wyglądać ładnie, ale są trudne do przeczytania. W dokumentach formalnych prostota naprawdę pomaga.
Nazwa pliku i link na stronie
Dostępność to nie tylko sam PDF. Ważne jest też to, jak go publikujecie.
Zamiast nazwy:
- skan001.pdf,
- final_poprawiony_ostateczny2.pdf,
- dokument.pdf,
użyj nazwy:
- statut-stowarzyszenia-nazwa.pdf,
- regulamin-rekrutacji-warsztaty.pdf,
- sprawozdanie-merytoryczne-fundacji.pdf.
Przy linku na stronie napisz, co osoba pobiera. Dobrze działa prosty format:
- Statut fundacji — PDF, 420 KB,
- Regulamin udziału w warsztatach — PDF, 1,2 MB,
- Sprawozdanie merytoryczne — PDF, 2 MB.
Jeśli plik jest duży, podanie rozmiaru pomaga osobom korzystającym z internetu mobilnego. Jeśli macie alternatywną wersję HTML, dodajcie ją obok. Czasem najlepszym rozwiązaniem jest nie PDF, ale zwykła podstrona z treścią dokumentu.
Szybka kontrola przed publikacją
Nie musicie od razu robić pełnego audytu. W małej organizacji warto mieć krótką checklistę przed wrzuceniem pliku na stronę.
Sprawdźcie:
- Czy tekst w PDF-ie da się zaznaczyć myszką?
- Czy da się wyszukać słowo w dokumencie?
- Czy dokument ma tytuł, a nie tylko nazwę pliku?
- Czy nagłówki są ułożone logicznie?
- Czy listy są prawdziwymi listami?
- Czy linki mają zrozumiałe nazwy?
- Czy grafiki mają opisy, jeśli niosą informację?
- Czy tabele są proste i czytelne?
- Czy tekst ma dobry kontrast?
- Czy plik nie jest jedynie skanem?
Jeśli macie możliwość, otwórzcie plik w programie do sprawdzania dostępności PDF. Automatyczny test nie wykryje wszystkiego, ale pomoże znaleźć część problemów: brak tytułu, brak języka, brak tekstu alternatywnego albo kłopoty ze strukturą.
Warto też raz na jakiś czas poprosić osobę spoza zespołu o przeczytanie dokumentu na telefonie. Jeśli ktoś nie może znaleźć zasad udziału, numeru konta albo kontaktu, to znak, że dokument wymaga uproszczenia.
Najczęstsze pytania
Czy każdy PDF na stronie NGO musi być dostępny?
Nie każda organizacja pozarządowa jest automatycznie objęta tymi samymi obowiązkami co podmiot publiczny, ale dostępność jest dobrą i bezpieczną praktyką. Jeśli realizujecie zadanie publiczne, korzystacie z dotacji albo publikujecie dokumenty dla mieszkańców, sprawdźcie aktualne warunki umowy i wymagania grantodawcy.
Co zrobić ze starymi skanami uchwał i dokumentów?
Najlepiej dodać obok wersję tekstową albo dostępny plik przygotowany z dokumentu źródłowego. Jeśli nie macie źródła, można użyć OCR, czyli rozpoznawania tekstu, ale potem trzeba ręcznie sprawdzić błędy, szczególnie w datach, nazwach, kwotach i numerach.
Czy wystarczy zapisać dokument Word jako PDF?
Nie zawsze. To dobry początek, jeśli dokument Word lub ODT był przygotowany stylami i wyeksportowany jako tagowany PDF. Po eksporcie trzeba jeszcze sprawdzić tytuł, język, kolejność czytania, linki, grafiki i tabele.
Jeśli chcecie uporządkować PDF-y, stronę albo dostępność treści w swojej organizacji, Zgłoście organizację.
