Wydarzenia online pozwalają organizacji spotkać się z ludźmi z całej Polski bez kosztów sali i dojazdów: szkolenia dla innych organizacji, spotkania z darczyńcami, transmisje zakończenia zbiórki, rekrutacje wolontariuszy. Najczęstszy błąd to traktowanie ich jak zwykłego spotkania przeniesionego do internetu – godzina mówienia do kamery, a uczestnicy w tym czasie robią coś innego.
Jaki format wybrać
- Webinar – prowadzący przekazuje wiedzę, uczestnicy zadają pytania na czacie. Dobre do szkoleń i prezentacji.
- Spotkanie warsztatowe – mała grupa, praca w podgrupach, wspólne dokumenty. Dobre do planowania i nauki praktycznej.
- Transmisja na żywo w social mediach – otwarta dla wszystkich, dobra do wydarzeń i zbiórek.
- Wydarzenie hybrydowe – część osób na miejscu, część online. Najtrudniejsze technicznie, ale poszerza zasięg wydarzeń stacjonarnych.
Jak wybrać platformę
Popularne rozwiązania to m.in. Google Meet, Microsoft Teams, Zoom, ClickMeeting (polska platforma webinarowa), a do transmisji – YouTube Live, Facebook Live i narzędzia typu StreamYard. Przy wyborze zwróć uwagę na:
- limit uczestników i czasu w planie, z którego korzystacie,
- łatwość dołączenia – czy uczestnik musi instalować aplikację lub zakładać konto,
- funkcje interakcji – czat, ankiety, pokoje do pracy w grupach, podnoszenie ręki,
- nagrywanie i możliwość udostępnienia nagrania,
- napisy na żywo i dostępność dla osób z niepełnosprawnościami,
- programy dla non-profit – część dostawców oferuje zniżki dla organizacji.
Często najlepszy wybór to narzędzie, z którego Wasi odbiorcy już korzystają.
Scenariusz: spotkanie, które nie usypia
- Krótko – 45–60 minut to dobry czas dla większości wydarzeń.
- Mocne pierwsze minuty – po co się spotykamy i co uczestnik wyniesie.
- Zmiana co 10–15 minut – nowa osoba, pytanie do uczestników, ankieta, krótki film, praca w grupach.
- Interakcja od początku – „napiszcie na czacie, skąd jesteście”.
- Pytania na koniec i w trakcie – osoba moderująca czat to duże ułatwienie dla prowadzącego.
- Jasne zakończenie – podsumowanie i jeden konkretny następny krok: zapis do newslettera, zgłoszenie, wpłata.
Przygotowanie techniczne
- Próba techniczna dzień wcześniej: dźwięk, kamera, udostępnianie ekranu, prezentacja.
- Dobry dźwięk ważniejszy od obrazu – prosty mikrofon zmienia odbiór całego wydarzenia.
- Druga osoba do spraw technicznych i czatu.
- Plan awaryjny – link zapasowy, numer telefonu do prowadzącego, gotowa wiadomość dla uczestników.
Promocja i zapisy
- Formularz zapisu z prośbą o zgodę na kontakt – zbudujecie przy okazji listę zainteresowanych.
- Przypomnienia: tydzień przed, dzień przed i godzinę przed wydarzeniem.
- Promocja w social mediach, newsletterze i u partnerów; zobacz media społecznościowe w NGO i newsletter w NGO.
Dostępność wydarzeń online
- Włącz napisy na żywo lub zapewnij transkrypcję.
- Udostępniaj materiały przed wydarzeniem w dostępnym formacie.
- Opisuj słowami to, co pokazujesz na ekranie.
- Jeśli to możliwe, zapewnij tłumacza PJM przy ważnych wydarzeniach.
Więcej zasad w poradniku dostępność cyfrowa w NGO.
Po wydarzeniu
- Wyślij podziękowanie, nagranie i materiały.
- Poproś o krótką ankietę – dwa–trzy pytania wystarczą.
- Przetnij nagranie na krótkie fragmenty do social mediów.
- Zapisz wnioski na kolejny raz.
Najczęstsze pytania
Jak zachęcić uczestników do włączenia kamer?
Nie wymagaj tego na dużych wydarzeniach. W małych grupach poproś o to na początku i daj przykład – prowadzący zawsze z włączoną kamerą.
Czy płatna platforma jest konieczna?
Nie zawsze. Do spotkań w małych grupach wystarczą bezpłatne plany. Płatne rozwiązania przydają się przy dużej liczbie uczestników, długich wydarzeniach i rejestracji.
Jak sprawdzić, czy wydarzenie się udało?
Porównaj liczbę zapisanych i obecnych, sprawdź, ile osób zostało do końca, przeczytaj ankiety i policz, ile osób zrobiło zaproponowany następny krok.
Planujecie szkolenie lub spotkanie online i potrzebujecie pomocy technicznej? Zgłoście organizację.
